Hvordan bygge et sterkt virtuelt team i 7 trinn

Er du i et virtuelt team og vil få det til å fungere? Her er mine favoritt kommunikasjonsstrategier for virtuelt team du kan bruke både hjemme og på kontoret!

Innholdsfortegnelse

  1. Lag et sosialt rom
    1. Hvordan motiverer jeg virtuelle teammedlemmer?
  2. Vær en Videoholic
  3. Velg riktig verktøy
    1. Velg Chatverktøy
    2. Velg automatiseringsverktøy for arbeidsflyt
  4. Lag en flott ekstern policy
    1. Hva er en ekstern arbeidspolicy?
  5. Finn din bevegelsesspor
  6. Anbefaler snarveier
  7. Unngå fallgruvene
  8. Bonus: Start, Stopp, Fortsett

Etter hvert som flere selskaper begynner å jobbe eksternt, må vi vite hvordan vi kan jobbe effektivt i et virtuelt team.

Flere og flere av oss jobber hjemmefra, og dette betyr å vite hvordan tilpasse seg.



Studier har vist at det å jobbe hjemmefra også kan føre til et lykkeligere, mer produktivt virtuelt team.

Fire stikkfigurer får tilgang til datamaskinen og jobber i et virtuelt team Hva er et virtuelt team?

Et virtuelt team er en gruppe fjernarbeidere som samarbeider om å fullføre et prosjekt. Et godt virtuelt team er i stand til å kommunisere effektivt ved hjelp av apper eller programvare og kan bestå av ansatte fra et enkelt selskap eller ansatte fra forskjellige selskaper.



Få rett på virtuelle lag er avhengig av to faktorer:

  • Tilgang til riktig teknologi
  • Bruker tydelig digital kommunikasjon

Å oppnå disse to tingene vil bety at du kan samarbeide effektivt på en virtuell arbeidsplass.

Slik gjør du det.

Lag et sosialt rom

Den største feilen virtuelle team gjør er å anta at rapportbygging og sosial tid vil skje naturlig. På et kontor er det lett å skvette over kaffemaskinen, ta lunsj sammen eller prate før møtet starter.

Eller til og med prank medarbeiderne dine.

På en digital arbeidsplass forsvinner mange av disse mulighetene. Så du må lage ditt eget sosiale rom for å unngå det sosiale batteridrevet i ditt virtuelle team!

På en digital arbeidsplass er forhold som batterier. De tømmes, og du må stadig lade dem opp.

Scott Edwards, Science of People CEO

Her er de gode nyhetene:

  • Vitenskapen antyder det videosamtale kan være en enkel måte å redusere ensomhet og isolasjon på.
  • Regelmessig telefonsamtaler kan bidra til å holde vennskapene nære.
  • Du kan produsere oksytocin (kjemikaliet for binding) selv gjennom et webkamera!

Sosial tid er utrolig viktig for vårt velvære, og vårt velvære er viktig for vår produktivitet. Det kan føles kontraproduktivt i en travel uke å planlegge tid med den virtuelle gruppen bare for å chatte, men sosial tid er avgjørende for lojalitet og samhold.

Studier har vist at vennskap i et team fører til bedre ytelse, så det er viktig at vi følger med på disse forholdene selv om vi ikke klarer å se hverandre ansikt til ansikt. Her er noen ideer for planlegging i ditt sosiale rom:

  • Skjær ut de første 10 minuttene av hvert møte for personlige innhenting.
  • Lær sammen! Send din favoritt TED Talk til teamet ditt slik at folk kan se på egenhånd (jeg elsker denne TED Talk, men jeg er litt partisk). Ta deretter en lunsjdiskusjon der du snakker om det du lærte.
  • Gjør flere en-mot-en og legge til personlige spørsmål på agendaen. Spør om mål, hobbyer og familie.
  • Ta en digital kaffepause.
  • Spis lunsj sammen.
  • Ta med en høyttaler eller gjestekspert for å være vert for en lunsj og lære. (Jeg gjør dette for lag HELE TIDEN! Og vil gjerne møte teamet ditt.)
  • Gjør en ikke-vanskelig isbryter for å varme opp møtene dine.

For Science of People-teamet har vi til og med filmdager hvert par måneder, og vi bruker disse mulighetene både til å feire og sjekke personlige og profesjonelle oppdateringer.

Det kan føles litt rart i starten å planlegge en lang kaffepause med kollegene dine, men det er viktig at vi beholder teamet vårt bundet . Når alt er sagt og gjort, lurer du kanskje fortsatt ...

Hvordan motiverer jeg virtuelle teammedlemmer?

Å vite hvordan man kan motivere virtuelle teammedlemmer er viktig for teamledere. Først må du vite hvordan du kan motivere deg selv . Vi er inspirert av svært produktive, effektive mennesker.

For det andre, lær teamets personlighetstype. Jeg har ledet hundrevis av virtuelle bedriftsopplæringer for eksterne team, inkludert Microsoft, Automattic (takk for at du bygde hele dette nettstedet!) Og Google. En av de mest motiverende øvelsene vi har gjort er teampersonlighetsvitenskap.

Vanessa holder en presentasjon om virtuelt og eksternt arbeid foran et publikum

Jeg vil gjerne komme og snakke med gruppen din virtuelt, ellers kan du lede teamet ditt gjennom vår personlighetsøvelse.



Bestill Vanessa

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Vær en Videoholic

Hver tirsdag dukker teamet mitt opp på Zoom, en videokonferanseplattform, for å dele oppdateringer og brainstorme nye ideer for virksomheten. Selvfølgelig kommuniserer vi fremdeles via andre kanaler som e-post og telefon, men video gir en mer visuell opplevelse blant teamet. Jeg anbefaler spesielt videoanrop til nye nettverkskontakter.

Videosamtaler er anerkjent som en bedre måte å være vert for møter i forhold til vanlige telefonsamtaler.

Her er hvorfor videosamtaler er så viktig:

  • Kroppsspråk. Videosamtaler gir en mer naturlig samhandling , der innringere kan få øyekontakt og lese kroppsspråk. For eksempel, hvis jeg deler nyheter og en av teammedlemmene viser et overrasket uttrykk, vet jeg at nyheten var sjokkerende eller overraskende. Jeg er i stand til å utnytte de emosjonelle behovene til teamet mitt som jeg ikke ville være i stand til å gjøre like enkelt med skriftlig kommunikasjon alene. Eller hvis jeg ser noen nikke på hodet ja eller nei, vet jeg at de enten er enige eller uenige om en sak.
  • Riktig tankesett. En av de vanligste fallgruvene ved å jobbe hjemmefra er å finne den vanskeligere å holde en rutine , og noen begynner å sløyfe kontorklærne sine og foretrekker å jobbe i pyjamas ( noen studier antyder at dette kan være så mange som 60% av hjemmearbeidere). Dette kan få folk til å føle seg mindre produktive når de sliter med å komme inn i riktig tankesett for arbeid . Vanlige videokonferanser oppfordrer oss imidlertid til å kle oss litt til møtet, og føle oss litt mer som om vi skal jobbe.
  • Mikrouttrykk . Det er 7 universelle ansiktsuttrykk og de er utrolig viktige for avkoding og forståelse av følelser. Hvis du er i videosamtale, kan du faktisk lese dem!

Og du kan gjøre video bedre! Ta en titt på guiden vår for å gjøre videosamtalene dine fantastiske.

15 tips før neste videosamtale

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Velg riktig verktøy

Hva er en av de største utfordringene for virtuelle team? Finne riktig teknologi for riktig jobb! Heldigvis finnes det verktøy som kan forvandle uproduktive team til vellykkede virtuelle lag.

Med nesten 69% av selskapene som allerede tilbyr fjernarbeid som et alternativ, er det mange verktøy der ute for å holde deg koblet til teamet ditt.

Jeg anbefaler på det sterkeste å prøve alle disse for det virtuelle teamet ditt og deretter velge det som fungerer best. Jeg er også en fan av å bruke mer enn en type digital kommunikasjon og tilpasse dem til de rette oppgavene. For eksempel bør brainstorming-økter alltid gjøres på videochat (for å se kroppsspråk og ansikter), mens agendaer kan arbeides asynkront via e-post, og raske avklaringer er best i forhold til chat.

Her er bunnlinjen: Velg riktig verktøy som fungerer for oppgaven.

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Velg Chatverktøy

Noen ganger trenger du bare å sende noen raske frem og tilbake meldinger til lagkameratene dine. Det trenger ikke å være komplisert: for en slik samtale, velg en god chat-tjeneste. Vi elsker Slakk eller Vri , men hvis du allerede bruker Gmail, har den en nyttig chat som er innebygd i den Google Hangouts .

Google Hangouts

Handlingstrinn: Ikke vær redd for å krydre ting med avstemninger, PDF-filer og oppvarmingschatter under de virtuelle møtene dine!



& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Velg automatiseringsverktøy for arbeidsflyt

Hva er arbeidsflytautomatisering?

Arbeidsflytautomatisering hjelper deg med å automatisere alle de kjedelige, kjedelige oppgavene, slik at du kan fokusere på de viktige. Automatisering av arbeidsflyt inkluderer programvare og apper som er effektive og fjerner faktoren for menneskelige feil. Her er et par eksempler på automatisering av arbeidsflyt:

  • E-postautomatisering: med e-postautomatisering kan du sende ut e-post til bestemte tider til bestemte personer.
  • Administrer potensielle kunder: For selskaper som selger produkter kan automatiseringsverktøy bidra til å dirigere dem automatisk til riktig del av salgsprosessen.

Her er hvorfor automatiseringsverktøy for arbeidsflyt er så viktige:

Hvis alle fortsetter å gjøre de kjedelige, repeterende oppgavene som kan automatiseres, vil hele teamet miste verdifull tid.

Automatiseringsverktøy er et must for effektive virtuelle team. Det er noen virkelig gode verktøy eller automatisering av arbeidsflyt, men vi er spesielt glad i mandag , Zapier , og Microsoft Flow . Her er mandagens programvare, som du kan bruke til å lage en automatisert oppgave:

Du kan konfigurere alle oppgaveautomatiseringene dine samtidig, og de utføres automatisk for deg hver gang en oppgave utløses. Automatiseringsverktøy er bokstavelig talt en av de beste tidsbesparende!

Samarbeid

Vi kan virkelig ikke synge ros for Google Disk nok når det gjelder å samarbeide om dokumenter.

Ved å bruke sporendringsfunksjonen kan du se nøyaktig hvilke deler av dokumentet den virtuelle gruppen din har redigert:

Versjonslogg for Google Dokumenter

Du kan også jobbe i forslagmodus for å forhindre at permanente endringer blir utført uten at en samarbeidspartner godtar endringen:



Forslagsmodus for Google Dokumenter

Google Dokumenter er en av de beste måtene å øke samarbeidet ditt. Yay for virtuelt teamarbeid!



Prosjektledelse

Når du jobber mot å bygge en sterk fjernkultur, er det en god ide å ordne opp noen prosjektledelsesverktøy.

Det kan være mye vanskeligere å organisere nøyaktig hvem som er delegert til en oppgave, og for hvilken frist når du ikke lenger er i stand til å dobbeltsjekke noe over et skrivebord.

Vi finner det Asana er det beste for prosjektledelse, men andre team liker å bruke Trello eller Jira .

Videokonferanse

Når du tenker på videokonferanse, kan din første tanke bruke Skype, men det er mange flere alternativer i disse dager. Zoom blir raskt mer populær , i tillegg til Cisco Webex , som begge tilbyr funksjoner som å gjøre bakgrunnen uskarp (nyttig når du ikke vil at den virtuelle gruppen skal se tilstanden til kjøkkenet ditt).

Igjen, hvis du allerede bruker Gmail, Google Meet og Google Hangouts er begge imponerende, men brukervennlige videosamtaler.

Planlegging

Ok, vi skal si det igjen. Google Kalender er strålende for planlegging. Du kan kontrollere personverninnstillingene og bli med på individuelle kalendere (for eksempel kontor A-åpningstider og møter), så alle hendelsene du trenger å vite om vises i kalenderen din. Du kan også angi påminnelser, dele invitasjoner til hendelser og skrive beskrivelser ved siden av tid og dato.

Google Kalender

Vi har enda flere kommunikasjonsverktøy du kan sjekke ut:



De 15 beste eksterne kommunikasjonsverktøyene

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Lag en flott ekstern policy

Selv om det bare er midlertidig å jobbe hjemmefra, bør du ha en ekstern arbeidspolicy. Det forventes at vi er i ferd med å se en betydelig skift i antall personer som jobber hjemmefra permanent. Derfor er det verdt å investere tiden i å samarbeide med det virtuelle teamet ditt om en offisiell ekstern arbeidspolicy.

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Hva er en ekstern arbeidspolicy?

En ekstern arbeidspolicy er en avtale som vanligvis inngås mellom en arbeidsgiver og arbeidstaker som skisserer arbeidsbetingelsene. En ekstern arbeidspolicy kan være enten midlertidig eller permanent, og inneholder detaljer om hvordan arbeid skal utføres utenfor kontoret.

Her er hva en typisk ekstern arbeidspolicy inkluderer:

  • Arbeidstid
  • Teamarbeidsflyt som skisserer nøyaktig hvem som rapporterer til hvem (og hvordan / hvor ofte)
  • Ny foreldrepermisjonspolicy
  • Ny sykepolicy
  • Den nye strukturen i arbeidsuken når det gjelder møter og konferanser
  • Kommunikasjonsforventninger

Å utarbeide et dokument som dette legger virkelig grunnlaget for den slags kommunikative og samarbeidskultur du ønsker for ditt virtuelle team mens du arbeider eksternt.

Du kan finne mer informasjon om hvordan du lager en ekstern arbeidspolicy i vår guide for å administrere eksterne ansatte:

12 pålitelige tips for å håndtere eksterne ansatte

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Finn din bevegelsesspor

Vi har satt opp vårt nye kontor i reservelokalet, en skinnende kaffemaskin plassert forsiktig ved siden av datamaskinen, et stående skrivebord samlet, og vi er klare til å gå!

Vi vil, nesten.

En av de vanskeligste delene av å flytte fra et kontor til hjemmene våre er hvor lett det blir å være inaktiv. Vi sitter og blir langvarige stolpoteter. Og det er ille: vitenskapelige studier om lengre sitteperioder har antydet at stillesittende oppførsel kan føre til økt blodtrykk, høyt blodsukker, overflødig kroppsfett og forhøyede kolesterolnivåer.

Og den verste delen?

Å være stillesittende er lett . Trening er hard . Så folk trener bare ikke! Det er spesielt viktig for fjernarbeidere som vanligvis jobber hjemme og sitter hele dagen. Men hvis du ikke allerede er i en treningsrutine, bør du vurdere dette:

Hvert minutt du trener er et minutt lagt til i livet ditt.

Det er fordi Harvard-forskere fant ut at bare 15 minutters trening om dagen kan øke levetiden din med 3 år!

Her er noen måter du kan inkludere trening på i din nye arbeidsrutine.

  • Hvert 30. minutt, prøv å ta en pause fra å sitte.
  • Bruk en stepper eller tredemølle under skrivebordet for å holde beina i bevegelse.
  • Stå, spesielt når du holder presentasjoner på nettet.
  • Gå rundt i huset når du tar en telefon.
  • Kjøp et hoppetau og bruk 15 minutter om dagen.
  • Gjør 10 push-ups hver time.
  • Kjøp en trekkstang og fest den over kontordøren. Gjør en pull-up hver gang du passerer.
  • Se en yogarutine på YouTube og følg med.
  • Prøv å bruke en stående skrivebord .

Sannheten er at det ikke betyr så mye hva slags trening du gjør, så lenge det er moderat i intensitet og du utfordrer deg selv. Hvis det høres for mye ut i begynnelsen, kan du prøve babysteg! Gjør bare et par push ups eller bare 5 minutter med hoppetau og gå derfra.

Bunnlinjen: arbeid er viktig, men du kan ikke få utført arbeid hvis helsen din lider.

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Anbefaler snarveier

Hvis du kan ta bort stressbelastningen fra andre, blir du sett på som en god spiller i laget ditt.

Med andre ord bestemmer mengden stress du reduserer fra andre, verdien din. Tenk på det: Hvis du legger på arbeid og stress for andre mennesker, belaster du teamet ditt effektivt.

Men hvis du finner en måte å redusere stress på, vil folk henvende deg mer for å få hjelp.

Hva er en fin måte å redusere teamstress på? En flott måte er å anbefale snarveier.

Snarveier i arbeidsflyten. Snarveier for å spare tid. Snarveier som hack produktivitet. For eksempel fant jeg et flott plugin som sparte tid ved å kutte ned på mye manuell forskning! Siden dette kunne hjelpe et av teammedlemmene mine, sendte jeg det til ham, og som et resultat ble effektiviteten hans forbedret drastisk! (Og stressbelastningen hans også redusert!)

Handlingstrinn: Finn og anbefale en flott snarvei til en kollega, leder, ansatt eller sjef. Hvis de liker det, flott! Du hjalp og viste verdi. Hvis de ikke likte det, ingen skade! Det viser også at du er proaktiv og har et ekte ønske om å hjelpe.

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Unngå fallgruvene

Det er noen vanlige fallgruver som fjernarbeidere faller i når de blir med i et virtuelt team. Disse faller for det meste ned til to ting:

  1. mangel på rutine, og
  2. mangel på god kommunikasjon.

Det er rapportert at 40% av fjernarbeiderne oppgir fleksibilitet som den største fordelen ved å jobbe hjemmefra.

Men fleksibilitet kommer med en ulempe .

Her er et scenario:

  • Du må levere inn en rapport for 15:00. Klokka er 14.45, og du legger inn rapporten.
  • Men vent! Hundene dine løper rundt føttene dine fordi de trenger å gå ut. Du tar dem med på tur, og deretter rapporterer du inn.
  • Men vent! Barnet ditt gråter, og han ønsker desperat oppmerksomheten din. Du beroliger ham og går for å levere inn rapporten din.
  • Men vent! Jepp, du gjettet det. Det er over klokken 15.00, og rapporten din er nå forfalt.

Fleksibilitet er fantastisk, men det er en stor ulempe med fleksibilitet: distraksjoner.

Å sette mål for deg selv, tidsbegrensninger på bestemte oppgaver og holde arbeidsområdet ditt fritt for distraksjoner er veldig viktig hvis du vil få gjort noe!

Det er noen måter du kan gjøre dette på.

  • Gjør skrivingen av en oppgaveliste til en del av din morgenrutine .
  • Spor produktiviteten din ved å skrive ned hvor lang tid du bruker på å jobbe og ha fritid. Hvis du vil bli digital, bruk en app som Økt for å holde styr på tiden din.
  • Sett opp hjemmekontoret i et rolig område av huset, uten distraksjoner. Det er best å tildele deg ditt eget rom spesielt for å jobbe, slik at du ikke forbinder det med noe annet.
  • Oppbevar telefonen i et annet rom ( en studie har vist at bare tilstedeværelsen av en mobiltelefon - selv om den er slått av - reduserer hjernekraften).

Den andre største fallgruven som fjernarbeidere havner i, er mangel på kommunikasjon med teamet sitt. Ikke bare påvirker dette produktiviteten på arbeidsplassen, men også din egen mentale helse .

En studere antyder at opptil 21% av fjernarbeidere sliter med ensomhet.

Vi har allerede etablert hva slags verktøy du kan bruke for å forhindre at dette skjer, men her er noen få sosiale tips om hvordan du skal håndtere dette.

  • Del ting om livet ditt utenfor arbeidet, og oppfordre andre i teamet til å gjøre dette også. Hvordan var helgen din? Herlig! Vi fikk endelig se den nye serien som streamer på Netflix; har du sett det? Dette høres kanskje hverdagslig ut, men det er viktig å huske at du er mer enn jobben din, og lagkameratene er mer enn jobben din. økt sosial isolasjon.
  • Gi andre mennesker positiv trygghet og tilbakemelding på sitt arbeid. Dette kan mangle i et virtuelt team, så prøv å øke hverandres moral.

Bunnlinjen: Tingene du må huske mest på ved å bygge et sterkt virtuelt team er de samme som du ville gjort på kontoret - holde kommunikasjonen effektiv, forholdet ditt til den virtuelle gruppen din og holde deg til en rutine.

& uarr; Innholdsfortegnelse & uarr;

Bonus: Start, Stopp, Fortsett

Dette er en av lagets favorittøvelser. Det heter Start, Stop, Continue, og det fungerer for både virtuelle og personlige team. Du kan gjøre dette årlig, to ganger årlig eller månedlig med teamet ditt. Her på Science of People besøker vi denne øvelsen etter store forretningsøyeblikk, som produktlanseringer og kursoppdateringer, for å sjekke inn med teamet angående oppgaver.

Når du jobber virtuelt, er det lett å gå seg vill i ditt eget arbeid og glemme hva resten av teamet bygger og skaper. Denne øvelsen fungerer som en påminnelse om forretningsmålene og hvordan hvert teammedlems oppgaver støtter disse målene.

Sjekk hele videoen på Start, Stop, Continue for å lære mer:

Jobbe eksternt? Send denne videoen til ditt virtuelle team! Bruk dette som et hopppunkt til begynn å kommunisere mer meningsfylt og dynamisk med kollegene dine.

Glad virtuelt arbeid,

Vanessa