17 profesjonelle e-posttips for å lage din neste e-post (med maler!)

Vil du mestre å skrive profesjonelle e-postmeldinger som blir lagt merke til? Jeg vil gi deg 17 enkle, men kraftige e-posttips for å gjøre e-post bedre.



Innholdsfortegnelse

  1. 17 tips for å lage den perfekte profesjonelle e-posten
    1. # 1: Bruk platinaregelen
    2. # 2: Velg modus nøye ...
    3. # 3: Start nye kjeder
    4. # 4: Skriv en flott emnelinje
    5. # 5: Hils mottakeren din
    6. # 6: Velg tone og mal
    7. # 7: Bruk et hierarki av fakta
    8. # 8: STOPP hvis det er lengre enn tre avsnitt
    9. # 9: Ikke misbruk ordet URGENT
    10. # 10: Inneholder følelsene dine
    11. # 11: Avslutt en oppfordring til handling
    12. # 12: Logg av
    13. # 13: Inkluder en profesjonell e-signatur
    14. # 14: Sjekk grammatikken din
    15. # 15: Øk sendeforsinkelse for å unngå leveringsskrekk
    16. # 16: Bli en e-postspion
    17. # 17: Lag hermetiske svar
  2. Profesjonelle e-posteksempler
    1. E-postmal nr. 1: Jobbtilbudet
    2. E-postmal nr. 2: Oppsigelsesbrevet
    3. E-postmal nr. 3: Beklager
    4. E-postmal nr. 4: Sykedagens e-post
    5. E-postmal nr. 5: Møtet
  3. Profesjonell e-postsjekkliste
  4. E-post som en sjef

Hvert sekund som går, sendes og mottas over 3 millioner e-poster. Så hvis du vil skrive en bemerkelsesverdig profesjonell e-post (som skiller seg ut!), Er denne guiden bare for deg.

Å skrive en profesjonell e-post på riktig måte har fantastiske fordeler:



  • Få e-postmeldingene dine åpnet, lest og svart på raskere
  • Vær mer karismatisk (ja, vi kan definitivt gjøre dette via e-post)
  • Bygg din profesjonelle troverdighet ved å sende klare, konsise e-postmeldinger

Se videoen min om de beste e-posttipsene:

La oss dykke inn!

17 tips for å lage den perfekte profesjonelle e-posten

Jeg har noen gode e-postmaler nede nedenfor, men jeg vil begynne med de 17 tipsene for å lage en flott e-post.



# 1: Bruk platinaregelen

Har du noen gang hørt om den gyldne regelen?

Den gyldne regel: Behandle andre slik du vil bli behandlet.

Men vet du hva? Jeg elsker ikke den gyldne regelen. Jeg foretrekker Platinum-regelen.



Platinum-regelen: Behandle andre slik de ønsker å bli behandlet.

De beste e-postadressene er skreddersydd etter målgruppen! Hvordan kan du gjøre dette? Skreddersy deres karismatype. I vår forskning har vi funnet at det er to typer karisma:

Varm relatorer og kompetent oppnåere.

  • Varme relatorer elsker å ta igjen og koble til. De skriver vanligvis mer i e-postene sine og bruker emoji, isbryter og historier. De nyter personlige delinger og personlige innslag. De liker å bli adressert med navn og har respektfull pålogging.
  • Kompetente oppnåere er effektive og direkte kommunikatorer. De liker å komme rett til poenget. De kan til og med hoppe over sosiale godbiter og åpnere.

Her er to versjoner av samme e-post:



Varm relator-e-post:

Emne: Ser frem til å koble til neste uke

Hei Diana!

Det var en glede å snakke med deg i dag. Jeg gleder meg veldig til møtet vårt neste uke. Jeg har oss planlagt klokka 12 onsdag. Jeg vil velge en flott restaurant i nærheten; Jeg har noen lokale favoritter =) Men jeg ville sjekke at du ikke har noen diettbegrensninger?

Og selvfølgelig vil jeg være sikker på å ta med en kopi av forslaget også. Ser frem til det!

Beste,

Vanessa

P.S. Jeg håper sønnen din har det bedre!

Kompetent prestasjons-e-post:

Emne: Bekreftelse kl. 12 onsdag

Kjære Diana,

Jeg vil bekrefte møtet vårt neste uke klokka 12 onsdag.

Jeg sender en invitasjon med stedet neste uke. Har du noen diettbehov?

Jeg vil ta med en kopi av forslaget. Takk for alt.

Beste,

Vanessa

Se forskjellen? Måten du skriver e-posten din respekterer og respekterer andres måte å forholde seg til, eller det gjør det vanskelig for dem. Slik får vi raskere svar og åpner.

Forresten ... finn ut hvilken DU er med vår gratis karismaquiz.

Hva er din type karisma?

Insider tips: Et par til å huske her for å skreddersy mottakeren din ...

  • Vet du hvilken tid på dagen som er best å sende personen din e-post? Hvis de er en morgenperson, slå dem definitivt tidlig. Har de mange samtaler i løpet av ettermiddagen? Unngå den tiden.
  • Dobbeltsjekk e-postmottakers adresse! Spesielt 1-tallet, l-ene og jeg er (se hva jeg gjorde der?). Her er et morsomt eksempel: En enkelt skrivefeil i en e-postadresse resulterte i at en helt fremmed dukket opp til et utdrikningslag. Beklager! Du kan se denne morsomme feilen på Youtube:

# 2: Velg modus nøye ...

E-post er ikke det eneste alternativet! Faktisk er e-post bare det beste alternativet for visse situasjoner. Du kan også gjøre e-post bedre.

Før du overveier å sende ut en e-post, må du se om det er den beste kommunikasjonsmåten. Bør du formidle meldingen din personlig, gjennom en talemelding, telefonsamtale, chat eller videosamtale? Eller enda bedre, bør du legge til en video? Video-e-post er den nye tingen ...

Her er kanalens tommelfingerregler:

  • 1 setning → chat: Hvis du skriver en e-post som bare er en setning, bør du bare vurdere å chatte den med personen.
  • 3 avsnitt → Telefonsamtale, voxer eller video-e-post. Hvis du skriver mer enn 3 avsnitt, bør du vurdere en telefonsamtale, en voxer eller en bombe video-e-post.
  • Mer enn 5 spørsmål → Videosamtale. Hvis du stiller mer enn fem spørsmål i en e-postmelding, kan du vurdere å gjøre det til en videosamtale slik at du kan diskutere og bygge videre på svarene.

Bunnlinjen: Noen ganger er e-post bra! Og noen ganger er det ikke ditt beste førstevalg.

# 3: Start nye kjeder

Har du noen gang fått en e-post der emnet bare er fylt med videresendinger og svar? Eller har du noen gang vært i en e-postkjede som er 48 tråder lang og ikke har noe å gjøre med emnet eller det originale spørsmålet?

La oss stoppe galskapen! Hvis du er i en kjede som ikke har å gjøre med det originale emnet, eller det har gått så langt fra kurs at du ikke aner hvor du startet ... så er det på tide å starte en ny kjede. Alle på tråden vil takke deg.

Ta bort: Ikke la e-postkjedene dine vare evig. En god e-post skal alltid være pensjonist.

# 4: Skriv en flott emnelinje

Visste du at et enkelt ord kan lage eller ødelegge e-posten din? I følge Quicksprout , en forskjell på ett ord i en emnelinje på e-post endret besøkendes klikkfrekvens med 46%!

For å lage en flott emnelinje på e-post, bruker store tekstforfattere en metode som kalles de fire U-ene:

  • Unik.
  • Ultraspesifikk.
  • Hastverk.
  • Nyttig.

Unik emnelinjer er anti-kjedelige og morsomme, som: Wanted: Min manglende pizzabit. Kontant belønning: Valgfritt. eller det skjer i morgen ... møtet vårt.

Ultraspesifikk emnelinjene er rett til poenget: Her er Q2 2020-finansrapporten og oppdatert forfallsdato for redaksjonell kalender.

Som haster emnelinjer er enten en hit eller miss (jeg vil dekke mer av det senere). Det er best å unngå å bruke presserende ord med mindre e-postadressen din er veldig viktig.

Nyttig emnelinjer inneholder det publikum vil finne nyttig. Dette går tilbake til å kjenne målgruppen din - hva vil de vurdere å være gunstig for dem?

# 5: Hils mottakeren din

Dette er det første i e-posten, og en ting som mange glemmer. Når du skriver en forretnings-e-post, er det viktig å alltid ta med en hilsen, akkurat som om du hilser på noen for første gang. Her er noen vanlige eksempler:

Ulike måter å bruke en hilsen på i en e-post

Pass på at du får stavemåten riktig! Jeg treffer alltid arkiv når noen staver navnet mitt Vannessa. Eller kaller meg Victoria - skjer ukentlig. Ja virkelig.



# 6: Velg tone og mal

Det er to forskjellige måter du kan nærme deg bedriftens e-post: uformell og formell. Hvis du tar den uformelle tilnærmingen, kan du bygge rapport raskere. Hvis du blir formell, er du tryggere, men holder barrieren oppe.

Tonen du velger, avhenger av bedriftskulturen din og hvem du snakker med. Hvis det er en venn / din nabo / nære kollega, kan du sannsynligvis komme unna med den uformelle tilnærmingen. Hvis det er sjefen din, veilederen eller ansettelseslederen, vel ...

Hva skjer! Hvordan går jobben i dag? høres ikke så bra ut, med mindre dere to er det BFF’er . Prøv å bruke disse setningene i e-posten din for å velge enten en uformell eller formell tone:

Uformelt Formell
Hvordan går det?Hvordan har du det?
Hei John!Kjære John,
Vil du ta litt lunsj sammen?Vil du ta lunsj en gang?
Jeg avsluttet prosjektet!Prosjektet ble fullført.
Jeg får deg artikkelen ASAP.Jeg sender deg artikkelen så snart som mulig.
Jeg er så glad for å møte deg!Jeg gjør deg gjerne kjent.

Siden meldingen er hoveddelen av e-posten din, har jeg også laget profesjonelle e-postmaler og eksempler du kan bruke - enten det er et jobbtilbud, avskjedsbrev, unnskyldnings-e-post og mer!

Sjekk ut e-postmalene og eksemplene i neste avsnitt nedenfor!

# 7: Bruk et hierarki av fakta

Dette er mitt superavanserte tips for eksepsjonelle e-postferdigheter. Sett alltid den viktigste ideen på toppen. I beste fall skumrer e-postene sine. I verste fall er de ikke ferdige med å lese dem. Ikke begrav ledelsen din. Hvis du har et stort spørsmål eller en stor idé, kan du sette det helt oppe så du har større sjanse for at noen faktisk ser det. Dette er bare en av mange e-postfeil du kan lage, men er det viktigste for å øke svarprosenten.

Ta bort: Få din store idé ut så snart som mulig.

# 8: STOPP hvis det er lengre enn tre avsnitt

Slik skriver du en god e-post: 1. Skriv din e-post 2. Slett det meste av det 3. Send.

- Dan Munz

Hvis du synes at e-postmeldingen din er for lang, kan den faktisk være! Hvis du kan spare noen tid ved å gjøre e-posten din kortere, vil de være ti ganger mer takknemlige enn å måtte lese en lang e-post (de vil sannsynligvis bli ignorert eller lagret for senere!).

Ta bort: Hvis e-postadressen din er lengre enn tre avsnitt, bør du vurdere å ringe. Eller snakk personlig. Det kan til og med være lettere å sette opp en videosamtale, spesielt hvis du er en del av en virtuelt team . Uansett hva du gjør, unngå å skrive en roman i e-posten din!

# 9: Ikke misbruk ordet URGENT

Dette er presserende, jeg trenger det tilbake ASAP. Det er SUPER VIKTIG fordi jeg skriver i store bokstaver.

Når jeg ser 'URGENT' i et e-postemne, begynner hjertet å løpe. Jeg tenker på at egentlig presserende ting som blodsutgytelse eller å falle av en klippe eller Youtube er nede - du vet, de virkelig alvorlige tingene.

Hvis du overforbruker ASAP og URGENT, risikerer du at folk tar deg mindre seriøst når det er det faktisk haster nedover linjen. Ikke vær som gutten som gråt ulv.

Ta bort: Ikke bruk ASAP, URGENT, VIKTIG med mindre det virkelig, virkelig ASAP, URGENT eller VIKTIG.

# 10: Inneholder følelsene dine

Følelser kan ødelegge e-postens troverdighet. Og det kan gå på to måter.

Altfor glade e-poster kan gjøre folk gal:

  • Firedoble utropstegn (!!!!)
  • 5 smilefjes (: D: D) og
  • 3 hjerter () senere….

... og e-postmeldingen din er på null. Jeg elsker spenning, men blir ikke så begeistret ... spesielt om emoji. Du vil også unngå emosjonell e-post. Dette er når du er sint, opprørt eller irritert og du sender e-post til alle noe litt ekkel. Jeg lover at du vil angre på det.

Ta bort: Hvis hjertet ditt banker mens du skriver en e-post, så STOPP. Ta en pause, og besøk deretter e-posten om 24 timer.

Sideanmerkning: Når det gjelder emojis, er det greit å kaste ut en emoji eller to, til mer kjente venner og nærmere forhold! Jeg bruker dem sparsomt fordi å bruke dem for mye kan fremkalle dårlige minner fra videregående for e-postmottakeren din. =)

# 11: Avslutt en oppfordring til handling

Som leser på slutten av en e-post har du to valg: Svar eller ignorere. Som avsender vil du alltid at de skal svare. Den beste måten å øke svarprosenten din er å alltid avslutte e-posten din på en oppfordring til handling. Hvis du virkelig vil bli fancy, kan du dristig det ...

Ta bort: Hva er det du trenger at de skal gjøre, svare på eller spørre om? Avslutt på dette for å gjøre det enkelt for dem å svare.

# 12: Logg av

Dette er den siste delen av din skriftlige e-post der du logger av med en avsluttende kommentar. Avmeldingen skal pakke inn meldingen din og for det meste ende på en høy tone!

Her er noen eksempler på vanlige e-postavlogginger du kan bruke:

Liste over varme og kompetente avmeldinger via e-post



# 13: Inkluder en profesjonell e-signatur

En fantastisk signatur er den siste sjansen du har til å gjøre et varig inntrykk. Du kan velge å logge av ved å bare skrive navnet ditt (dvs. Vanessa van Edwards), men det mangler en viss unik faktor som en signatur kan ha.

Du kan gå ut med signaturen din - jeg har sett så mange fancy e-signaturer som ser ut fantastisk , som denne animerte signaturen av Jennifer Jones:

Eksempel på animert e-signatur

Kilde: Kriminelt produktiv



Iøynefallende bilde, gifs og sjokolade!? Det ser fantastisk ut, men mange e-posttjenester kan bare sende det som et vedlegg eller blokkere det helt siden det tar opp mye dyrebar e-post-eiendom.

I stedet er mitt beste tips for e-signaturer: Hold det enkelt! Ingen bilder, ren tekst, til poenget.

Å ha en flott, enkel e-postsignatur gjør deg minneverdig og ser profesjonell ut. Det kan være så enkelt som ditt fulle navn og stilling:

Vanessa

Eller du kan legge til lenker for å markedsføre deg selv og vise at du har / jobber for et anerkjent selskap. Her er den jeg bruker for øyeblikket ...



Vanessa



# 14: Sjekk grammatikken din

La

Grammatisk gjennomgått 100 LinkedIn-profiler av innfødte engelskspråklige i næringsmiddelindustrien. Funnene?



  • Fagpersoner med færre grammatikkfeil i LinkedIn-profiler ble forfremmet til høyere stillinger. De som ikke nådde stillingen på regissørnivå, gjorde 2,5 ganger så mange grammatikkfeil.
  • Færre grammatikkfeil korrelert med flere kampanjer. De profesjonelle som bare hadde 1 til 4 kampanjer i løpet av karrieren, gjorde 45% flere grammatikkfeil sammenlignet med de som mottok 6 til 9 kampanjer.

Men du trengte sannsynligvis ikke en studie for at du skulle vite at grammatikk er viktig. Noen mennesker liker det Kyle Wiens, administrerende direktør i iFixit , vil ikke engang ansette folk som bruker dårlig grammatikk. Sjekk e-postene dine for riktig grammatikk ved hjelp av verktøy som Grammatisk - det kan bety forskjellen mellom å invitere noen til lunsj og spise dem!

# 15: Øk sendeforsinkelse for å unngå leveringsskrekk

Har du noen gang ved et uhell truffet Send-knappen for tidlig, og reaksjonen din var noe som Gloria fra Moderne familie:

I så fall ... er du ikke alene. Heldigvis kan du fikse det ved å øke sendeforsinkelsen.

Hva er sendeforsinkelsen?

Sendeforsinkelsen er nedtellingstimeren som starter rett etter at du trykker på sendeknappen. Det er en flott funksjon å ha for å fange feil i siste øyeblikk, eller hvis du forandrer deg i siste øyeblikk før du sender den sinte e-posten til kollegaen din.

Slik gjør du det: Hvis du bruker Gmail som jeg, kan du gå videre til innstillingene.

Gmail-innstillingsalternativ

Deretter ser du etter alternativet 'Angre sending' under Generelt-fanen. Øk sendeannulleringsperioden fra standard 5 sekunder til 30 sekunder.



Til slutt, lagre endringene dine, så er du klar!

Pro type: Her er en stor rookie-feil. Du åpner en e-post og starter fra toppen. Til: Emne: Melding. Feil! Legg alltid til adressen sist. Du vet aldri når den irriterende sendeknappen får sitt eget liv.

# 16: Bli en e-postspion

Når vi sender en Facebook-melding, vet vi når noen leser den. Hvorfor ikke maile? Å sende et lite varsel om noen åpnet e-posten din, bør være en standardfunksjon, så du vet om noen leser e-posten din ... eller om de bare ignorerer den.

Å vite når noen leser e-posten din, holder deg et skritt foran spillet.

Den beste måten å spore når e-posten din har blitt lest, er å bruke Bananatag .

Bananatag er et e-postverktøy som sender deg et lite varsel når noen åpner en sporet e-post. Det er til og med en snill Chrome-utvidelse det er enkelt å installere.

Den beste delen? Personen som åpner e-posten, vet ikke at den blir sporet. På denne måten er du undercover, som en ninja kamuflert under nattens mørke, e-postmottakeren din er ikke klokere. Du blir en ekte e-postspion!

# 17: Lag hermetiske svar

Visste du at du kan lagre alle e-postmalene i denne artikkelen til e-postkontoen din og bruke dem igjen og igjen til ditt hjerte (forhåpentligvis ikke oppsigelsen!)? Slik gjør du dette i Gmail:

  1. Under kategorien Innstillinger -> Avansert må du sørge for at maler er aktivert.
Mulighet for å aktivere e-postmaler i Gmail
  1. Klikk på Komponer-knappen øverst til venstre for å opprette en ny e-post.
Skriv knapp i Gmail
  1. Kopier en av e-postmalene nedenfor og lim den inn i e-posten, eller lag din egen e-post som du planlegger å bruke på nytt.
  2. Klikk på de tre punktene nederst til høyre i e-posten -> Hold markøren over maler -> Lagre utkast som mal -> Lagre som ny mal.
  3. Ferdig! Du har nå en splitter ny mal-e-post du kan bruke til senere.



Profesjonelle e-posteksempler

Så du har en viktig e-postmelding å sende. Hvis du ikke vet hvordan du skal starte en profesjonell e-post, har jeg dekket deg! Profesjonelle e-postformater varierer, så her er en liste over e-postmaler du kan bruke som et jukseark i en rekke situasjoner. Starter med…

E-postmal nr. 1: Jobbtilbudet

Har du et jobbtilbud eller ønsker å gi det? Flott! Jobber endrer liv, så det er viktig å sende en god profesjonell jobb-e-post. Slik skriver du en e-post for en jobb du vil tilby, godta et jobbtilbud eller avvise et jobbtilbud via e-post.

Tilbyr en jobb

Hver e-post med et godt jobbtilbud bør fremheve 7 ansettelsesdetaljer, inkludert:

  • Anerkjennelse av tilbudet. Det første du bør gjøre er å la din potensielle ansatt vite at du har et jobbtilbud for ham / henne.
  • Jobb / stillingstittel. Oppgi tydelig stillingen til jobben, samt eventuelle tilleggsoppgaver han / hun kanskje ikke er klar over.
  • Oppsummering av fordeler og lønn. Fremhev viktige fordeler med denne stillingen.
  • Startdato. Inkluder den foreslåtte startdatoen, og tilby fleksibilitet (hvis noen).
  • Uttrykk for spenning eller takknemlighet. Angi tydelig takknemlighet og takk din potensielle arbeidsgiver for intervjuprosessen.
  • Vedlagt ansattes avtale / kontrakt. Legg ved et detaljert skjema, og be om en signatur for aksept, om nødvendig.
Tilbyr et eksempel på jobb-e-post:

Her er en jobbtilbud-e-post som Scott, CEO for Science of People, skrev for en av våre nye teammedlemmer (sensitiv informasjon fjernet):

E-post for ny ansettelse
Godta en e-postmal for jobbtilbud:

Emnefeltet: Jobbtilbud fra [Selskapsnavn]



Kjære [sett inn mottakerens navn] ,

Tusen takk for samtalen vår i går! Jeg er veldig spent på å snakke med deg og høre om din entusiasme for denne stillingen. Vi er glade for å tilby deg stillingen som [posisjonsnavn] [Selskapsnavn].

Jeg har lagt ved arbeidsavtalen vår for gjennomgangen din, men her er noen detaljer:

[oppsummering av fordeler, inkludert lønn]

Vi ser frem til at du starter neste uke [startdato] , hvis du er tilgjengelig på den tiden. Gi meg beskjed hvis en annen dato vil fungere bedre.

Hvis du har andre spørsmål eller bekymringer, kan du gi oss beskjed, så svarer vi gjerne. Vi er veldig glade for å ønske noen med din lidenskap og talent velkommen til å spre ordet vidt og bredt.

Hilsen,

[Navnet ditt]

Godta et e-postmal for jobbtilbud

Har du et jobbtilbud? Flott! Du har noen alternativer, avhengig av neste trinn:

  • Godta tilbudet. Dette kan være så enkelt som å takke og takke og fylle ut eventuelle skjemaer eller kontrakter (hvis noen).
  • Å tenke gjennom ting. Hvis du trenger tid, kan du fortelle din potensielle arbeidsgiver at du trenger noen virkedager for å ta en beslutning.
  • Forhandle en stilling. Før du forhandler, kan du lese vår artikkel om vitenskapelig støtte hvordan man forhandler !

Når du godtar et jobbtilbud, må du huske på disse tingene:

  1. Skriv en klar emnelinje. Oppgi klart at du godtar tilbudet i emnelinjen.
  2. Gjenta at du godtar stillingen. Igjen, gjenta din aksept i første linje, sammen med stillingstittelen og selskapet.
  3. Vis takk. Takk selskapet og / eller ansettelsespersonen for muligheten.
  4. Gi et sammendrag. Bekreft på nytt og bekreft at du godtar tilbudsvilkårene, inkludert lønn, fordeler og startdato.
  5. Gi din støtte. Spør mottakeren om han / hun trenger noe annet fra deg.
  6. Avslutt på en høy tone!
Godta en e-postmal for jobbtilbud:

Emnefeltet: Godkjenning av jobbtilbud - [Navnet ditt]

Kjære [sett inn mottakerens navn] ,

Jeg vil gjerne godta den tilbudte stillingen kl [selskapsnavn] for stillingen til [jobbtittel] . Tusen takk for denne spennende muligheten til å være en del av laget.

Jeg har lest medarbeideravtalen og har lagt ved en signert kopi til denne e-posten. Jeg bekrefter at startlønnen min blir [lønnsbeløp] og startdatoen min vil være på [Dato].

Hvis det er noe annet du trenger fra meg før startdatoen, vennligst gi meg beskjed. Du kan kontakte meg på telefon på [telefonnummer] eller nå meg via e-post. Jeg er spent på å jobbe sammen med deg og resten av teamet snart!

Vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

Pro type: Vil du gjøre et varig inntrykk? Prøv å gi en telefonsamtale til din nye arbeidsgiver i stedet for å skrive en e-post.

Avvise et jobbtilbud

Har du noen gang hørt om avvisningsstudie der de fant et knust hjerte, føles det samme som en brukket arm? Avvisning gjør vondt - til og med til din potensielle arbeidsgiver. Slik avviser du (vennligst) jobbtilbudet ditt i fire trinn:

  1. Oppgi tilbudet. Inkluder firmanavnet og tilbudt stilling.
  2. Vis takk. Gi uttrykk for din takknemlighet for deres tid og innsats.
  3. Avvis tilbudet. Hold dette trinnet kort og prøv å ikke bli for detaljert.
  4. Avslutt det på en høy tone!
Slå ned en e-postmal for jobbtilbud:

Emnefeltet: Jobbtilbud - [Navnet ditt]

Kjære [sett inn mottakerens navn] ,

Takk for at du ga meg rollen på [selskapsnavn] for stillingen til [jobbtittel] . Det var en glede å snakke med deg, og jeg setter pris på at du tok deg tid til å intervjue meg.

Det var en vanskelig beslutning, men jeg har bestemt meg for å takke nei til tilbudet fordi [Jeg har akseptert en stilling i et annet selskap / jeg vil forbli i min nåværende stilling i mitt firma / jeg har valgt å forfølge en annen karriereretning] .

Igjen, takk for din tid og omtanke, og jeg håper våre veier vil krysse i fremtiden.

Vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

E-postmal nr. 2: Oppsigelsesbrevet

Det er aldri lett å si opp jobben, spesielt via e-post. Når du går av, er det best å gjøre det personlig og følge opp med et fysisk brev eller til og med over telefon. Men hvis du må gjøre det via e-post (for eksempel hvis du er en jobbe hjemme ansatt) er det noen retningslinjer å følge:

  1. Sett det i emnelinjen. Du vil være tydelig, så legg til ordet resignasjon eller si opp et sted i emnelinjen.
  2. Oppgi din posisjon. Uansett hvor lite selskapet er, er det viktig å oppgi din stilling og / eller firmanavn. Tross alt er dette en formell oppsigelses-e-post, og det er lurt å holde orden.
  3. Gi en 2-ukers varsel. Dette er normen for alle jobber i Amerika, og det hjelper med å etablere et godt forhold til deg og din arbeidsgiver. Hvis du ikke kan gi et varsel på to uker, må du gi så lang tid du kan. Gi arbeidsgiveren din beskjed dagen du trekker deg.
  4. Uttrykke takknemlighet. Vis takk for muligheten du hadde til å jobbe med arbeidsgiveren din. IKKE snakk negativt om arbeidsgiveren din - dette er tross alt e-post, og alle poster blir aldri slettet.
  5. Gi grunn. Hold årsaken kort og ikke gå nærmere inn på, med mindre du er veldig nær arbeidsgiveren din.
  6. Gi din støtte. Sørg for at selskapet ditt vet at du er åpen for å hjelpe dem under overgangen.
  7. Legg igjen kontaktinformasjonen din. Hvis bedriften din trenger å kontakte deg i fremtiden av en eller annen grunn, må du legge igjen kontaktinformasjonen din for dem.

Pro type: Unngå å diskutere avgangen din med kollegene dine før den er offisiell. Dette vil unngå at unødvendig drama og potensielle hemmeligheter blir lekket til sjefen din.

Eksempel på resignasjon:

Eksempel på resignasjon

Redigert fra: LiveCareer



Avgå fra en jobb-e-postmal:

Emnefeltet: Avskjed - [Navnet ditt]

Kjære [sett inn mottakerens navn] ,

Jeg sender denne e-postmeldingen for å informere deg om at jeg sier opp [jobbtittel] [selskapsnavn] , effektiv [Dato]. Jeg ønsket å fortelle deg at det var en fantastisk opplevelse å jobbe her, og jeg vil takke deg og teamet for støtten og de gode tidene vi hadde sammen.

Jeg vet at dette er ganske plutselig, men jeg har bestemt meg for å trekke meg fordi [grunnen til]. Gi meg beskjed hvis jeg kan være til hjelp under denne overgangen, eller hvis du trenger noe fra meg før oppsigelsesdatoen.

Du kan også kontakte meg på [telefonnummer] eller [e-post].

Igjen, tusen takk for muligheten til å jobbe med [selskapsnavn] . Jeg er virkelig takknemlig for å ha jobbet her, og jeg håper vi holder kontakten i fremtiden.

Vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

E-postmal nr. 3: Beklager

Å, rotet du deg? Det er greit, vi gjør alle feil! Problemet er, hvordan eier vi feilene våre?

Først, her er det IKKE å si, takket være en tweet fra United Airlines:

Eksempel på e-post om unnskyldning fra United Airlines

Uttrykket jeg beklager for å måtte imøtekomme disse kundene virker ikke så oppriktig, ikke sant? Det var derfor det var mye av offentlig tilbakeslag for denne unnskyldningen.



Heldigvis er det noen tips for å lage en god profesjonell unnskyldnings-e-post uten å komme ut som oppriktig:

  1. Emnefeltet. Si at jeg beklager, eller jeg beklager. Pass på at du mener det!
  2. Adresser verdiene dine. Angi din tro og verdier, og hvorfor du er en person med god moralsk karakter og tillit.
  3. Løs problemet. Forklar feilen du gjorde, og hvorfor denne feilen strider mot verdiene dine.
  4. Si at du beklager. Dette må være ekte og med dine egne ord, hvis mulig. Unngå å peke med fingrene og eie feilen din.
  5. Forklar spillplanen din. Dette er den viktigste delen. Fortell mottakeren hvordan du vil endre eller hvilke handlinger du vil ta for å gjøre ting bedre.
  6. Be om tilgivelse. Ikke vær redd for å vise litt følelser for å demonstrere hvor lei deg du virkelig er.

Eksempel på unnskyldning:

Heldigvis, med de ovennevnte tipsene, gjorde United Airlines mye bedre med sin offisielle unnskyldnings-e-post:

En skikkelig unnskyldnings-e-post fra United Airlines

Du kan se United Airlines ’fullstendige e-post her .



Vi kan aldri si at vi beklager nok for det som skjedde, høres mye bedre ut! I tillegg forklarer den fullstendige e-posten alle endringene United Airlines vil gjøre for å forhindre at dette problemet skjer igjen.

Beklager e-postmal:

Emnefeltet: Jeg er så lei meg - [Navnet ditt]

Hei [sett inn mottakerens navn] ,

Jeg vet at det er viktig å [statlig verdi / tro]. Derfor føler jeg meg dårlig når jeg [feil her].

Jeg beklager at jeg gjorde det. Jeg har ingen unnskyldning for å gjøre den feilen, og jeg vil virkelig vise deg hvordan jeg kan gjøre det bedre neste gang. For å gjøre opp for deg, vil jeg [gjør x, y, z].

Tilgi meg for feilen min. Jeg håper virkelig du kan godta mine dypeste unnskyldninger.

Vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

E-postmal nr. 4: Sykedagens e-post

Vi har alle vært der: Du våkner en dag med en skrapende følelse i halsen og en svimmel, varm følelse i hodet. Du er syk, og du har et enda større problem - du må fortelle sjefen din.

Slik skriver du den perfekte sykedagens e-post i seks trinn:

  1. Tydelig emne. Som alle andre profesjonelle e-poster, skriv emnet tydelig som Sick Day - [Your Name].
  2. Skriv opp årsaken din. La arbeidsgiveren din vite at du føler deg syk, og hva som hindrer deg i å komme til kontoret. Dette kan være alt fra feber til hoste til rett og slett ikke å føle seg bra.
  3. Din forventede ETA. Gi arbeidsgiveren beskjed når du forventer å komme tilbake. Hvis du ikke vet når, kan du si at du kommer tilbake på en bestemt dato så lenge du blir bedre.
  4. Fortell dem om tilgjengeligheten din. Avhengig av hvor syk du er, kan du fortelle arbeidsgiveren din at du vil være tilgjengelig for å kontakte via e-post eller telefon. Hvis du er for syk til å gjøre det, kan du fortelle dem at du ikke sjekker e-posten din.
  5. Planlegge på nytt. Har du et viktig møte? Prosjekt på grunn? Skissere i e-posten din at du vil planlegge dem for en senere dato. Du kan til og med be en kollega om å hjelpe til hvis mulig.
  6. Gi kreditt. Sørg for å notere legenotater eller sykehusskjemaer du kan sende til arbeidsgiveren din, slik at de vet hva du holder på med i løpet av sykdagen.

Pro type: Ikke vent. Jo tidligere, jo bedre ... spesielt hvis du ikke vet om du skal tilbringe dagen hjemme eller på legekontoret. Og hvis du allerede er sen? Send den e-posten ASAP!

Syke dag e-postmal:

Emnefeltet: Sykedag - [Navnet ditt]

Hei [sett inn mottakerens navn] ,

Jeg ønsket å fortelle deg så snart som mulig at jeg ikke kommer i jobb i dag fordi [Jeg har hatt feber siden i går kveld / magen min gjør vondt / jeg fikk influensa]. Jeg dro til legekontoret, og jeg har fått beskjed om at jeg kan komme tilbake fra i morgen, så lenge symptomene mine er klare. Jeg kan gi deg et legeerklæring når jeg kommer tilbake til kontoret.

Jeg vil også være tilgjengelig for [sjekk e-post / arbeid eksternt] mens jeg kommer meg hjemme. Når det gjelder møtet som er planlagt i dag, vil det være best om vi kan planlegge det til i morgen.

Takk for forståelsen,

[Navnet ditt]

E-postmal nr. 5: Møtet

Gjennom hele karrieren har jeg planlagt hundrevis, hvis ikke tusenvis av møter - både personlig og gjennom videosamtaler. Og det jeg kan fortelle deg er dette:

Å sette opp møtet er like viktig som selve møtet.

Enten du setter opp et møte med noen som er kjent eller med mennesker du ikke kjenner, tidskonflikter eller en uklar agenda kan styrte sjansene dine for å ha et møte i hullet. Her er noen eksperttips og en superenkel e-postmal du kan følge for den perfekte møte-e-posten, hver gang.

  1. Emnefeltet. Ha en bestemt emnelinje som Nytt møte denne fredagen eller Planlegg et møte.
  2. Oppgi årsaken. Hva er grunnen til møtet? Vær spesifikk med hensyn til problemene eller oppdateringene du vil takle. Dette vil være din agenda for møtet.
  3. Gi klokkeslett og dato. Sett opp et passende tidspunkt som fungerer for alle. I tilfelle du er usikker, kan du også foreslå forskjellige tidspunkter for møtet.

Sette opp en møtemal:

Emnefeltet: Nytt møte denne fredagen

Hei [sett inn mottakerens navn / alle] ,

Jeg ønsket å nå ut og sette opp et møte til [adresser problemer / gi oppdateringer]. Kan vi møtes kl [tid og dato] ?

Vennligst bekreft om dette fungerer for deg, eller om et annet tidspunkt eller sted fungerer i stedet. Jeg gleder meg til møtet vårt!

Beste,

[Navnet ditt]

Følg opp e-post etter møtemalen:

Satte du opp et møte, men fikk ikke svar? Studier viser at hvis det har gått mer enn to dager, vil du sannsynligvis ikke få svar 90%. Kanskje e-posten din ble begravet under en mengde andre e-poster. Her er en rask oppfølgings-e-post:

Emnefeltet: Kommer du?

Hei [sett inn mottakerens navn] ,

Jeg har ikke hørt det på en stund. Jeg sjekket bare for å se om du skulle komme til det planlagte møtet!

Takk,

[Navnet ditt]

Takk e-post etter møtemalen:

Hadde du en FANTASTISK møte? Lærte du noe nytt fra de andre som deltok? Prøv å uttrykke takk til disse fantastiske menneskene! Dette er også en flott mulighet til å gi verdi (også introdusere folk for hverandre)!

Emnefeltet: Seriøst, flott møte!

Hei [sett inn mottakerens navn] !

Tusen takk for møtet vårt tidligere i dag. Det var flott å bli kjent med tankene dine om [dagsordenemne]. Du er veldig flink til [forklare / holde presentasjoner / etc.]. I tillegg likte jeg veldig godt samtalen vår om [noe interessant].

Det er noen jeg møtte tidligere som er veldig flinke til [relevant emne] . Den personen er det [Hans / hennes navn] som jobber på [Selskapsnavn] . Jeg tror de virkelig kan gi litt innsikt i det vi snakket om tidligere. Kan jeg presentere dere to?

Igjen, takk for det utmerkede møtet tidligere. Jeg er positiv til at din anbefaling vil bli bra! Jeg håper vi kan holde kontakten og snakke igjen snart.

Med vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

Profesjonell e-postsjekkliste

Her er en siste sjekkliste før du sender ut din profesjonelle e-post. Forsikre deg om at e-posten din dekker alt før du trykker på Send-knappen!

  • Inneholder e-posten min en emnelinje med minst en av de fire U-ene?
  • Hilser jeg e-postmottakeren ordentlig med enten uformell eller formell tone?
  • Avklarer jeg intensjonene mine om å skrive innen første ledd?
  • Har jeg korrekturleset e-posten min for grammatikk eller stavefeil?
  • Har jeg notert noen vedlegg satt inn i e-posten?
  • Inneholder slutten en oppfordring til handling?
  • Avsluttet jeg med en passende pålogging?

E-post som en sjef

Her er en siste liten bonus for deg. Ta en titt på denne praktiske e-postguiden jeg elsker fra @danidonovanl:

Se dette innlegget på Instagram

Jeg har jobbet med å bli mer bevisst på hvordan jeg skriver e-post, og laget denne praktiske utskrivbare guiden! . Jeg har en dårlig vane med å overbruke utropstegn, emojier og kvalifikasjoner som 'bare' og 'muligens' for å høres ekstra vennlig og ikke-truende ut i e-post. (Bare lurer på / bare bekrefter / bare sjekker / bare sørger for / ville bare gi deg beskjed). Du har lov til å ta plass. Stemmen din fortjener å bli hørt. Dine meninger betyr noe. Du trenger ikke be om unnskyldning for at du har eksistert eller be om det du trenger. Du er ikke sjef eller bitchy for ikke å høres ut som en pep-maskin 24/7. . Hvis du oppfører deg som en dørmatte, kan du bedre utvikle en smak for skoskinn. Du har også makt. Ikke vær redd for å stå opp for deg selv - ingen andre skal gjøre det for deg. . Vil du støtte min kunst, bli med i vårt fantastiske Discord-fellesskap og få eksklusiv tilgang til å se nye tegneserier før noen andre? Lenke i bio

Et innlegg delt av Dani Donovan (@danidonovan) 22. mai 2019 kl 15:43 PDT